A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.
A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión.
Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.
La secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Es más, ellas son las más conocedoras de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.
A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el desarrollo tecnológico, los valores y los principios de una buena secretaria siguen siendo los mismos desde el nacimiento del oficio.
En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.
Las siguientes son las 25 reglas de oro de la secretaria:.
1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes.
2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.
5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y mantenga la calma.
6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.
8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en ese mismo sentido.
9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.
12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.
13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada vez son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones públicas, aún hay algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su director general. En este caso, será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.
16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.
19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.
21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.
23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados por teléfono, etc.
24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.
25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido
12 habilidades de una secretaria.
El puesto de secretaria o assistant es uno de los más polivalentes de la empresa. Dependiendo de las funciones que debas realizar deberás tener unas habilidades u otras.
No es lo mismo ser secretaria de departamento que secretaria de dirección o secretaria del Director General o de Presidencia.
No es lo mismo desempeñar tareas administrativas que tener un perfil más ejecutivo, en el que las decisiones las tomas tú (y no tu jefe)
Haz clic en la imagen para saber mas sobre el desarrollo profesional de las secretarias
Sin embargo, cuando leo las ofertas de empleo, me dan ganas de llorar porque evidentemente el que las escribe ni tiene ni idea de lo que hace una secretaria:
No se hace una descripción detallada de las funciones del puesto
Se suele solicitar disponibilidad total, lo cual significa que es empresa dirigida por dinosaurios y adictos al trabajo. ¡¡Dios!! qué miedo da enviar ahí el curriculum
Y es que una cosa es lo que piden los de RRHH en sus procesos de selección y otra es lo que realmente debes tener para aguantar en el puesto y no volverte majareta.
Nadie se acuerda de tus habilidades al redactar una oferta de empleo y tampoco en tu día a día. Esto tenlo bien presente. A pesar de ello, estas cualidades son precisamente las que te convierten en una persona imprescindible para tu jefe.
Habilidades de una asistente ejecutiva excepcional
Hoy por hoy todo el mundo sabe manejar el Office, el correo electrónico y apuntar una reunión en el calendario. Si no sabes, se aprende. No son herramientas para las que necesites estudiar una ingeniería ni tener un coeficiente intelectual de genio.
Si quieres llegar a ser una top assistant, debes reunir una serie de características que te ayudarán a ganarte la confianza de tu responsable y a mantenerte en el puesto.
A continuación, te hablo de las que para mí son las más importantes
1. Alta tolerancia al estrés y la presión
Esto no es por el gran volumen de trabajo que vas a tener, sino porque los directivos son como niños pequeños caprichosos y consentidos:
Cambian de opinión cada 5 minutos
Tienen pataletas y rabietas
La relación jefe-secretaria se convierte muchas veces en madre-hijo, en donde necesitarás una paciencia como una catedral y deberás educarle para que no te pida un vuelo a las 18hrs, te llame un domingo a las 7am o te falte al respeto cuando tiene un mal día.
Mientras lo consigues, te puede ayudar tener una caja de tila en tu cajón de la oficina, hacer yoga o ponerte un kit de boxeo en casa para descargar estrés a base de puñetazos
2. No ser arrogante
Es increíble cómo se le sube el cargo a la gente cuando empieza a trabajar en la zona noble de la oficina. La arrogancia y la prepotencia campa a sus anchas por este rincón, acompañados de la falta de educación y buenos modales.
Muchas secretarias se creen que son reinas y que tienen esclavos a su disposición. Tratan muy mal a sus compañeros de trabajo e incluso a proveedores.
Si estás entre esas reinas, te recuerdo que Dirección General es un departamento más de la empresa y que los que trabajan allí son personas. Todos (jefes y puestos técnicos) pueden ser despedidos en cualquier momento, al igual que cualquier otra persona de la plantilla. Tu no te salvas.
Por otro lado, te vas a pasar el día pidiendo favores a tus compañeros y a proveedores:
Cambios de fechas de reuniones
Datos para hacer presentaciones
Que te traigan un catering en un tiempo récord
La gente te ayudará si se lo pides con por favor y gracias, y sobre todo cuando ellos necesitan ayuda y tú se la prestas. No están para servirte ni obedecerte. Se humilde y colabora.
Esto te habló más en detalle Marce, secretaria invitada en el blog, en ⇒ Momentos SOS
3. Tener autoridad y firmeza
Te vas a encargar de manejar la agenda y muchos asuntos de tu jefe. Tienes que ser capaz de transmitir a los demás autoridad y firmeza porque eres la mano derecha de tu jefe. Lo que solicites y digas deberá el mismo valor que si lo dijera él directamente.
Por tanto, tienes que hacerte respetar para que no te mareen, te den largas y pisoteen o tengan la imagen de que eres “la que hace el café para las reuniones”.
¿Cómo le dirías a otro directivo que tu jefe necesita unos datos concretos para antes de ayer y que te los tiene que pasar ya, sin darle la opción de que te ponga como excusa que entra en una reunión?
Espero que no seas de las que:
se muere de miedo al entrar en el despacho de un directivo y tartamudees cuando hables con él
no eres capaz de presionar a alguien para que haga esto o lo otro ¡ya!
o llamar la atención por algo que ha hecho mal y que ha enfadado a tu jefe
No veas a los directivos como gente con un cargo súper importante. Son tus compañeros de departamento. No les endioses ni les trates con tanta pleitesía como su fueras su esclava.
Si lo haces, al final te convertirás en su lacayo, disponible las 24hrs y te tratarán como si estuvierais en una plantación de algodón de Misisipi en el s. XIX
Eso sí, debes ser cordial, amable y educada (al igual que con el resto de compañeros de la empresa, clientes y proveedores)
Te recomiendo que hagas algún curso de liderazgo y dirección de equipos, te va a ayudar más que uno de técnicas de archivo o de taquigrafía.
4. Habilidades de comunicación
No, no me refiero a que sepas redactar emails, discursos y presentaciones sin faltas de ortografía ni errores gramaticales en español, inglés o en el idioma que sea. Tampoco a que respondas al teléfono educadamente. Esto se da por supuesto.
Debes tener la habilidad de saber decir las cosas con tacto, de forma clara y evitando malos entendidos y malos rollos. Muchas veces te tocará mediar en momentos conflictivos y rebajar tensiones.
¿Podrías ser árbitro entre tu jefe y el director comercial en alguna disputa que tengan entre ellos?
Te vas a encontrar muchos momentos así ¿podrás resolverlos con las palabras y maneras adecuadas?
¿Cómo cancelarías una reunión de tu jefe que está a punto de empezar por un contratiempo que le ha surgido? ¿Qué le dirías a las personas convocadas? ¿Qué tono utilizarías para que no se enfadasen por el plantón?
Debes hablar como un diplomático, porque estás proyectando la imagen de tu jefe y de la empresa.
Mide mucho tus palabras, porque quizás seas tú la que provoque esas tensiones y malos rollos en el caso de que te creas inmortal por estar en Dirección General.
Al curso de dirección de equipos, le sumo otro de asertividad
5. Alta capacidad de negociación
No solo tendrás que ceder de vez en cuando con tus compañeros para conseguir algo, también tendrás que negociar con personas de fuera de la empresa:
Secretarias de otras empresas para cerrar fechas de reuniones
Hoteles, compañías aéreas, alquiler de coches para firmar acuerdos de colaboración y tener las mejores tarifas de alojamiento, vuelos, coches, etc
Empresas de merchandising, papelería, catering, salas para eventos, servicios de limpieza, ETTs … dependerá del alcance de tus funciones.
Algunas las secretarias terminan convirtiéndose en en Office Managers, es decir, las que aseguran el correcto funcionamiento de la oficina.
Aunque en general, nadie te felicitará si consigues firmar un súper contrato que ahorre mucho dinero a la empresa. Desgraciadamente la mayoría de las empresas no reconocen que las secretarias debemos tener capacidad negociadora.
Te recomiendo que hagas un curso de técnicas negociación y persuasión
6. Ser muy proactiva, con iniciativa y autónoma
Tu jefe es un tipo ocupado. Te ha contratado para optimizar su tiempo y para que tomes decisiones del día a día por él.
No puedes estar entrando en su despacho e interrumpiéndole cada 2×3 para preguntarle:
si prefiere ventanilla o pasillo en un avión
qué comida pedir en un catering
qué restaurante reservar para una comida de negocios o a qué hora
qué día quiere que cierres una reunión, a quién convocas y qué temas se van a tratar
La típica frase de jefe de “No me traigas problemas, tráeme soluciones” va especialmente dirigida a ti
Reúnete con él como mínimo una vez a la semana para despachar temas y de paso que te resuelva dudas importantes de negocio. Explícale por dónde vas en los asuntos pendientes y que te oriente… pero evita preguntarle si encuadrenas una presentacion o si mejor le pones una grapa.
7. Saber priorizar y planificar
Al hilo de lo anterior, debes tener la habilidad de priorizar y planificar porque te va a tocar:
⊗ Organizar su agenda y saber cuándo una reunión o llamada es importante o no, e incluso decidir tu solita si asiste o no, o si hace la llamada ahora o dentro de 3 días.
⊗ Monitorizar sus tareas pendientes y encargarte de que las cumpla en el plazo que le han fijado sus jefes (presidente, accionistas, etc)
Debes aprender las diferencias entre importante, urgente y prioritario. Solo así podrás organizar y administrar las horas de trabajo de tu jefe.
8. Ser organizada
Si tu jefe te pide el acta de la reunión comercial del mayo de 2015 ¿sabes dónde la tienes?
Crea tu propio sistema de archivo tanto en papel como digital. No necesitas estudiar biblioteconomía. Debe ser un sistema en el que tu encuentres rápido la información que te solicita.
Sería ideal que compartieras con él una unidad de archivo común en el ordenador y que le explicaras cómo clasificas la información, por si un día te pones enferma o te vas de vacaciones y él debe consultar algo.
Procura tener la mesa limpia de montañas de papel.
Trabajar de forma sistemática te ayudará a tener todo bajo control:
Créate plantillas de cartas, de invitaciones a eventos, de reservas de hoteles, etc
Mantén actualizadas las bases de datos y las hojas Excel que utilizas para preparar informes, presentaciones, gastos, etc
9. ¿Disponibilidad horaria?
Si tienes todo controlado, actualizado y automatizado no es necesario estar disponible 24h/7D/365. Te aseguro que ningún jefe se enfada si te vas a casa con los deberes hechos.
Aunque sea un dinosaurio de los que les gusta que la gente caliente la silla, a medio-largo plazo te terminará agradeciendo que no le pongas reuniones un viernes a las 17hrs. Recuerda, es humano como tú y yo. Hay excepciones, claro: los adictos al trabajo.
Por otro lado, si tienes todo automatizado, cuando te soliciten algo tardarás medio segundo en realizar lo que te han pedido: click + actualizar datos + guardar + imprimir. Te ahorrarás muchas horas de trabajo
En las entrevistas de trabajo siempre te preguntan por este tema y yo siempre he respondido:
Mi misión es optimizar su tiempo y si necesita trabajar 24hr es que algo estoy haciendo mal. La idea es que el trabajo salga adelante dentro de la jornada laboral, sin necesidad de horas extras. Otra cosa es que un día puntual surja una emergencia vital que paralice la vida la empresa, pej un fuego en las instalaciones, un secuestro aéreo en el vuelo donde viaja mi jefe, etc. Entonces tendría sí, no tendría ningún problema en dar soporte.
Tú verás hasta dónde quieres llegar con la disponibilidad. ¿Quieres tener que trabajar por la noche, los fines de semana o en vacaciones? A veces es tan fácil como educar a tu jefe y marcar ciertos límites.
10. Ser muy observadora
No te imaginas cuánto ayuda la comunicación no verbal. Observando cómo se comporta y expresa la gente (gestos) te vas a dar cuenta de un montón de situaciones que ocurren en la oficina y captarás muchos mensajes “ocultos”.
Lo mismo ocurre si gestionas el correo electronico de tu jefe. Presta atención al tono del mensaje, en cómo se expresan, lee entre líneas …
Si te fijas, llegarás a conocer muy bien a la gente y sus verdaderas intenciones. Debes ser capaz de analizar las situaciones.
¿No te ocurre que con una mirada ya sabes lo que está pensando tu mejor amiga? Llegará un momento que te pasará lo mismo con tu jefe. Los dos sabréis comunicaros vía “telepática” y este es uno de los puntos que te hará ser imprescindible para él.
11. Ser muy discreta y reservada
Por tus manos pasa mucha información sensible y delicada.
Desde emails con condiciones de negociaciones con otras empresas, informes financieros o decisiones del comité de dirección o de la junta de accionistas.
Es posible que veas el listado de los sueldos de toda la empresa o incluso que descubras que van a despedir a alguien.
Sabrás cosas de la vida personal de tu jefe p.ej cuanto se gastó en una corbata o dónde se fue de escapada romántica el fin de semana con su pareja
No le podrás contar a nadie esta información. Ni otros directivos, ni a compañeros ni fuera de la oficina. Tienes que ser muy discreta porque lo contrario da lugar a:
Cotilleos rumores falsos, malos entendidos y confusiones
Que alguien utilice esa información en tu contra o en contra de tu jefe (las puñaladas traperas están a la orden del día en Dirección)
Secretaria viene de secreto. Nunca desveles nada porque tu jefe perderá la confianza en ti. Se sentirá traicionado y es posible que acabes de patitas en la calle.
No te extrañe si te hacen firmar una cláusula adicional de confidencialidad en tu contrato de trabajo.
12. Excelente presencia
No se refiere a que seas alta, guapa y delgada. No se necesita ser modelo para ser secretaria.
Tu eres la primera persona que ve la gente que llega a la oficina para reunirse con tu jefe. Bueno, miento, la primera es recepción. Representas la imagen corporativa y a tu jefe.
Dependiendo del sector al que se dedique tu empresa y de cómo vaya vestido tu jefe, así deberás elegir la ropa que te pones para ir a trabajar:
Si lleva traje, tu llevas traje.
Si tu empresa apuesta por el casual look, tu podrás vestir más informal.
⇒ Léete el código de vestimenta de tu empresa. Te recomiendo que hagas algún curso de imagen personal.
Debes ser elegante en tu forma de dirigirte a los demás. Los buenos modales sociales y los empresariales son imprescindibles a la hora de tener una excelente presencia.
Habilidades de una secretaria.
Los ejecutivos ocupados necesitan una secretaria competente para ayudarles a mantenerse organizados y ocuparse de las cosas cuando no están. La secretaria ejecutiva a menudo es responsable de manejar la oficina y asegurarse de que el ejecutivo tenga todo lo que necesita para funcionar a toda su capacidad. Necesitarás de experiencia previa como secretaria, y la mayoría de las empresas preferirán que tengas un título universitario. Además, es benéfico si tu título se relaciona al sector de la compañía.
Habilidades de comunicación
Una secretaria ejecutiva debe poseer fuertes habilidades de comunicación para funcionar. La mayoría de las obligaciones de este puesto requieren de la habilidad de comunicarse efectivamente con el jefe al igual que con otros ejecutivos dentro y fuera de la compañía. A menudo serás el primer punto de contacto cuando alguien intente conectarse con tu jefe, y debes tener buenos modales y buenas habilidades de servicio al cliente. Tu jefe podría pedir que catalogues todas las llamadas que merecen ser atendidas al igual que una buena cantidad de su correspondencia.
Habilidades técnicas
Debes ser hábil con el uso del equipo de oficina como las fotocopiadoras, fax, aparatos de transcripción y computadoras personales. Muchas de las responsabilidades de las secretarias ejecutivas se hacen en la computadora, por lo que debes ser competente para el uso de ciertos programas de computación, dependiendo de tus necesidades y las del ejecutivo. Por ejemplo, serás responsable de mantener la agenda de tu jefe y organizar viajes. Además, tu trabajo puede requerir que elabores ciertos reportes, mantengas una base de datos y realices búsquedas en línea, y todas estas tareas requieren habilidades técnicas y el uso de una computadora.
Habilidades administrativas
Como secretaria ejecutiva serás responsable de administrar ciertos aspectos de la oficina. Podrías ser responsable de agendar conferencias telefónicas y reuniones para tu jefe. Necesitarás mantener los horarios de la sala de juntas y reunir el material necesario para los asistentes. Podrías también ser responsable de administrar las relaciones con proveedores exteriores con los cuales trabaja la compañía regularmente.
Las secretarias ejecutivas a menudo manejan a otras personas de la oficina. Si existen recepcionistas u otras secretarias tú podrías ser su supervisor inmediato, por lo que debes tener la habilidad de entrenar y dirigir sus cargas de trabajo. En consecuencia, necesitarás buenas habilidades para realizar varias funciones a la vez mientras realizas tu trabajo y te mantienes al tanto del trabajo de otros.
